Questions\Réponses

Non.  Très peu de médias peuvent résister à des délais de conservation de plus de 5 ans.

Si on y tient vraiment, il est possible de le faire mais l’utilisation de ces médias impliquera une gestion qui risque de s’avérer «lourde».

Il faut donc faire preuve de créativité et surtout «d’intégrité», car il ne faut jamais oublier que les personnes légalement responsables sont le ou les administrateur(s) des corporations.

Alors comment?  Les coûts de stockage de données diminuent sans cesse.  Nos offres de services/solutions procurent l’assistance indispensable dans cette voie.

L’explication est simple!

Quand vos données sont hébergées en mode «Cloud», vous ne saurez pas où celle-ci seront «physiquement» stockées à moins d’en avoir la confirmation écrite dans votre abonnement.  C’est la particularité de ce mode. Certains fournisseurs sont nettement plus à point que d’autres, mais la règle de base est de bien définir vos besoins et de trouver un fournisseur de services qui les remplira sans mauvaises surprises. 

Il y a 5 types de PDF: Texte, Image, Texte sous image, Texte sur image et PDF/A (1, 2, 3 et 4 avec des variables a et b à chaque type de PDF/A).  À la suite de notre évaluation de vos besoins, nous serons en mesure de déterminer lequel de ces formats convient le mieux à votre entreprise.

Et maintenant, le logiciel afin de pouvoir modifier les fichiers PDF.  Saviez-vous qu’il y avait au moins 4 entreprises fiables autres qu’Acrobat d’Adobe comme : Nuance, Foxit, Tracker Software, et Nitro.  Cela n’implique pas que les autres ne sont pas fiable, mais ceux-ci tiennent nettement le haut du pavé.

Et bien, plus de 2,500$ !  Et voici comment:

1.Entre 500$ et 700$ à l’achat

2.Entre150$ et 300$ de chemises Pendaflex

3.Entre 150$ et 250$ de chemises « beige »

4.Autour de 100$ d’étiquettes Pendaflex

5.Au bas mot plus de 700$ de papier imprimé ou photocopié.  En noir et blanc, car si 20% de ces pages ont été imprimées en couleur, vous pouvez aisément ajouter 500$ à ce montant!

6.Ne reste que le coût de main d’œuvre, les erreurs de classement, le nombre de déplacements aller-retour à ce classeur, en vider une partie pour le mettre en boîte pour fin d’entreposage jusqu’à l’échéance du délai de conservation, les coûts de main d’œuvre pour ce faire et à l’échéance du délai, contacter une compagnie de déchiquetage pour les faire détruire ???

Vous avez dépassé le 2,500$ depuis un certain temps... 

Oui, en autant qu’une « procédure d’archivage électronique » ait été mise en place.  

Est-ce complexe? Non, si on utilise les bons outils et un personnel qualifié, ce que l’achat de solution ou un service d’impartition vous procurera.

Aux États-Unis, où le pied carré des espaces bureaux est assez dispendieux, sur 73 firmes d’avocats questionnées, 63% de celles-ci ont éliminé entre autres les copies papier de manuels légaux!

Pourquoi? la 2ième dépense en importance d’une firme d’avocats après les salaires consiste dans le coût de location des bureaux!

La cour Suprême de la Floride exige maintenant que toute l’information d’un procès soit remise en format électronique!  Elle refuse le papier...